Recht volgens Ruby: Algemene Voorwaarden

In de rechtspraak draait het regelmatig om de vraag of algemene voorwaarden van toepassing zijn. Daarmee wordt bedoeld of die voorwaarden onderdeel uitmaken van de gemaakte afspraken. En als beide partijen algemene voorwaarden gebruiken, welke dan van toepassing zijn. Procedures over algemene voorwaarden kunnen voorkomen worden als de voorwaarden goed gebruikt worden.

Op haar website adviseert de BNA architecten om het contract tussen architect en opdrachtgever te baseren op algemene voorwaarden.
Veel architecten hebben dit advies opgevolgd en verwijzen naar De Nieuwe Regeling (DNR). Ook andere beroeps- en bedrijfsverenigingen hebben voor hun leden algemene voorwaarden gemaakt. Algemene voorwaarden kunnen ook zelf gemaakt worden. Algemene voorwaarden zijn standaard afspraken die je met jouw contractpartij wilt maken. In algemene voorwaarden staat bijvoorbeeld op welk moment de overeenkomst tot stand komt, hoe er moet worden geleverd, wanneer de facturen moeten worden betaald, hoe te handelen als één van de partijen de overeenkomst niet nakomt, aan wie de intellectuele eigendomsrechten op het werk toekomen, wie wanneer aansprakelijk is bij schade en welke rechter bevoegd is te oordelen over geschillen.

Op juiste wijze gebruiken

Het gebruiken van algemene voorwaarden heeft beslist voordelen, maar heeft alleen zin als ze op de juiste wijze gebruikt worden. En daar gaat het nog te vaak mis. Een zeer recente uitspraak gaat over een bekend Nederlands kennisinstituut dat onder aan haar briefpapier verwees naar haar algemene voorwaarden, geregistreerd bij de Rechtbank te Den Haag. Herkenbaar? Dat was vroeger voldoende, maar dat is het al lang niet meer. Van essentieel belang is dat je contractpartij heeft kunnen kennisnemen van jouw algemene voorwaarden en wist dat jij die van toepassing wilde laten zijn op de overeenkomst. Dit ‘kunnen kennisnemen’ moet voordat de overeenkomst tot stand komt. Dat betekent dat in de offertefase duidelijk moet worden gemaakt dat jouw algemene voorwaarden onderdeel uitmaken van de overeenkomst. Ook moet daarin duidelijk worden gemaakt dat de eventuele algemene voorwaarden die de andere partij gebruikt, niet van toepassing zijn.

Hoe kan de andere partij kennis nemen van jouw voorwaarden? Daar moet deze partij geen moeite voor hoeven te doen. Naast het feit dat je in je offerte melding maakt van de toepasselijkheid van jouw voorwaarden, zet je in de offerte dat je de algemene voorwaarden als bijlage meestuurt. Wanneer de offerte dan wordt geaccepteerd, staat daarmee de toepasselijkheid van jouw voorwaarden vast. Veel bedrijven hebben hun algemene voorwaarden op hun website staan. Is het verwijzen naar de algemene voorwaarden op de website voldoende? In een andere recente uitspraak wordt dat wel geaccepteerd in een geval van elektronische communicatie. In die zaak was in de elektronische offerte de toepasselijkheid van de voorwaarden opgenomen met een link naar de algemene voorwaarden op de website. De voorwaarden konden vervolgens gedownload worden. In die zaak was dat als volgt opgenomen in de offerte: Our General Conditions apply to all agreements with our company. Look for our terms and conditions at www.[XXX].nl/av.

Gebruik algemene voorwaarden goed

Heeft het dan nog nut om algemene voorwaarden op de achterzijde van de factuur op te nemen? Het antwoord is in beginsel: Nee. Op het moment van versturen van de factuur is de overeenkomst immers al tot stand gekomen. Een aantal maanden geleden vond de rechtbank in Gelderland dat nog wel voldoende in een zaak waarin al veel facturen waren gestuurd en het de andere partij dus wel duidelijk moest zijn dat de algemene voorwaarden van toepassing waren. In die zaak kon echter ook worden aangetoond dat de algemene voorwaarden opnieuw aan alle relaties waren toegestuurd toen de inhoud daarvan was gewijzigd. Neem dus het zekere voor het onzekere en gebruik algemene voorwaarden goed. Maak de contractpartij vanaf de offerte duidelijk dat deze onderdeel uitmaken van de afspraken en stuur de voorwaarden mee.

Tekst: Ruby Nefkens, advocaat intellectueel eigendom, ICT, design, architectuur, kunst, media.

Dit artikel is gepubliceerd in ArchitectuurNL nummer 6 , oktober 2015